Être productif, rentable et efficace, c’est le défi quotidien de tous, et particulièrement des auto-entrepreneurs ainsi que des patrons et salariés de petites entreprises. Plus votre travail a un impact visible et palpable sur le projet dans lequel vous êtes impliqué, plus vous êtes soumis à la pression du résultat et plus vous recherchez certainement à alléger vos tâches récurrentes pour pouvoir vous concentrer sur l’essentiel. Voici cinq astuces à mettre en place pour gagner en productivité au bureau.
Utilisez un tampon
Si vous avez de nombreux documents à signer au quotidien et notamment si vous êtes auto-entrepreneur ou gérant d’une société, vous pourriez gagner un temps précieux en acquérant un tampon encreur personnalisé. Vous en trouverez plusieurs modèles sur https://otypo.com/personnalises/signature/, du simple tampon signature au tampon regroupant toutes les informations d’identification de votre société. Choisissez celui qui vous aidera le plus à gagner du temps au quotidien et investissez dans plusieurs tampons si nécessaire. Non seulement vous gagnerez quelques secondes à l’occasion de chaque signature, mais vous vous libèrerez aussi l’esprit puisqu’aucune erreur n’est possible grâce au tampon encreur.
Organisez votre bureau
Que ce soit votre bureau physique ou votre bureau sur votre ordinateur, ces deux outils indispensables du quotidien doivent être parfaitement organisés pour vous permettre d’automatiser vos gestes et ne pas avoir à réfléchir à des tâches aussi simples que de chercher un dossier. Commencez par prendre le temps de réfléchir à un système de rangement qui sera efficace en fonction de vos besoins. Par exemple, créez des dossiers par client puis des sous-dossiers par projet, si cela est pertinent pour vous. Si vous savez que vous avez régulièrement besoin des informations personnelles de vos clients pour remplir des dossiers pour eux, créez un sous-dossier par client qui regroupera les copies de passeport, de carte d’identité, de preuve de résidence et de tout autre document nécessaire. Pour un meilleur confort visuel, ajoutez une icône à chaque dossier et sous-dossier. Si vous avez pris du retard sur cette organisation, réservez une journée entière ou une heure par jour pendant une semaine pour trier vos documents.
Mettez en place un système automatisé de réponses aux emails
Si vous constatez que vous avez souvent à répondre aux mêmes messages, par exemple si vous travaillez dans le domaine du service après-vente, n’hésitez pas à automatiser vos réponses. Prenez le temps nécessaire pour réfléchir à des modèles de réponse et implémentez-les dans votre système de messagerie. En fonction de vos besoins, la rédaction de ces modèles peut prendre un certain temps, mais vous constaterez rapidement qu’ils sont source de gain de temps à court et long terme.
Concentrez-vous sur une tâche à la fois
Si votre journée commence et que vous avez déjà une liste de tâches à accomplir qui vous dépasse, il est probable que vous commenciez rapidement à paniquer et que vous perdiez en productivité. À vouloir trop en faire, on fait souvent moins que ce que l’on pourrait faire en étant serein. Pour cela, prenez votre liste et organisez-la. Essayez de regrouper vos tâches et ne pas vous laisser divertir par autre chose, à moins d’une urgence, pendant la plage horaire que vous vous serez imposée. Par exemple, si votre poste le permet, ne répondez pas à vos emails de temps en temps, de manière sporadique, mais plutôt sur une tranche horaire d’une heure le matin en arrivant et d’une heure le soir avant de quitter le bureau. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail de production pendant la journée.
Coordonnez-vous avec votre équipe
Si vous travaillez en équipe, vous savez que le retard de l’un peut grandement affecter la productivité de l’autre. Pour souder votre équipe et que chaque membre se sente faire partie intégrante d’un groupe qui avance ensemble, utilisez les nombreux outils qui sont mis à disposition des entrepreneurs sur Internet. En effet, de nombreuses applications permettent d’améliorer le travail d’équipe, des messageries de groupes instantanées aux outils de répartition et de suivi du travail, vous trouverez certainement de quoi augmenter votre productivité. Assurez-vous que la communication est la priorité entre les membres de votre équipe, c’est la clé de la réussite d’un groupe.
Nous espérons que ces quelques astuces vous aideront à être plus productif et que vous pourrez ainsi aborder vos tâches quotidiennes plus sereinement.
