Pour les entreprises ou les professionnels indépendants, la permanence téléphonique et les activités de secrétariat sont chronophages. Les confier à une secrétaire indépendante à distance ou télésecrétaire s’avère être une option idéale. Effectivement, le télésecrétariat est un métier en pleine expansion avec l’évolution de la technologie. C’est une offre adaptée à tous les professionnels (médical, juridique, immobilier, …) qui souhaitent se libérer de ces tâches répétitives et chronophages. Voici un tour d’horizon sur le travail du télésecrétariat.
Qu’est-ce que le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat ou secrétariat à distance est un travail assuré par une personne qualifiée pour des structures sociétaires, mais en ligne. La télésecrétaire assure les mêmes attributions qu’un secrétaire en local et exerce dans un local autre que celui de son client (son domicile, un bureau extérieur, un centre d’appels, …). C’est un travail ponctuel, périodique ou en continu, à temps partiel ou à plein temps. Pour les professionnels du secteur juridique, ils doivent faire le choix d’un prestataire de télésecrétariat juridique pour externaliser certaines tâches.
Les secteurs les plus recruteurs en télésecrétariat
Voici quelques secteurs d’activité qui favorisent l’externalisation du secrétariat : le secteur médical, le secteur juridique et le secteur immobilier.
Le télésecrétariat juridique
Pour les professionnels du droit, l’assistance d’une télésecrétaire juridique est un service très plébiscité :
- pour rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus ;
- pour traiter les dossiers des ressources humaines du cabinet ;
- pour réaliser un suivi administratif : préparation des dossiers juridiques, suivi des dossiers clients, gestion des procédures administratives des contentieux, … ;
- pour organiser le secrétariat et transmettre les demandes des clients, etc.
Le télésecrétariat médical
Dans le domaine médical, le télésecrétariat médical ou assistanat médical virtuel est à la fois un télétravail et une délégation. La télésecrétaire médicale gère :
- le service d’accueil téléphonique : appels entrants et accueil des patients ;
- l’assistance administrative des professionnels de santé (médecins généralistes, chirurgiens, kinésithérapeutes, dentistes, …) ;
- les agendas des consultations ;
- la prise des rendez-vous médicaux, etc.
Le télésecrétariat immobilier
Dans le secteur immobilier, le télésecrétariat spécialisé dans les bâtiments et l’immobilier (construction, vente, location, rénovation, …) sert :
- à assurer un accueil téléphonique de qualité (clients et prospects) ;
- à réaliser les tâches administratives : établissement et envoi des devis et factures, … ;
- à être l’intermédiaire entre les acheteurs (ou locataires) et les vendeurs (ou propriétaires) ;
- à réceptionner les réclamations et les requêtes des clients, d’informer les acquéreurs ou locataires potentiels, etc.
Les qualités d’une télésecrétaire
La secrétaire à distance travaille pour le compte d’une entreprise prestataire de service ou pour son compte personnel. Elle doit avoir des compétences professionnelles sur le travail de secrétariat et des connaissances pointues du domaine où elle travaille (médical, immobilier, juridique, comptabilité, …) en ayant :
- des compétences rédactionnelles et organisationnelles ;
- des compétences en informatique, en dactylographie et en recherche ;
- des capacités d’écoute et de communication avec un souci du détail ;
- le sens du professionnalisme, de la confidentialité et de la fiabilité ;
- une bonne élocution et un vrai sens de communication, etc.
Les avantages d’externaliser le secrétariat
Outre le gain de temps considérable, le service de télésecrétariat est très avantageux pour les deux parties prenantes (l’entreprise qui externalise le secrétariat et les prestataires). Pour les entreprises, les intérêts du télésecrétariat sont :
- la simplicité : services souples et sans recrutement ;
- la rapidité : travail exécuté dans les meilleurs délais ;
- l’économie : services moins onéreux ;
- la praticité : en cas d’absence d’un salarié ou pour une mission de courte durée.
Pour les télésecrétaires, offrir des services de secrétariat à distance leur permet :
- de gérer vie privée et vie professionnelle : planning souple et productivité élevée ;
- d’évoluer dans leur travail : diversité des clients et des missions ;
- de développer leurs compétences tout en étant reconnus pour la qualité du travail effectué, etc.
