L’examen de comptabilité n’est ni plus ni moins qu’un contrôle fiscal réalisé à distance. Faut-il s’en inquiéter ? Comment s’y préparer ? Soufflez un bon coup, on vous explique comment passer haut la main cet examen pas comme les autres.
Pourquoi un « examen de comptabilité » ?
Pas facile pour le Fisc d’accélérer le rythme des contrôles réalisés chez les professionnels. Quels que soient les moyens et les effectifs déployés, il existe une certaine limite liée aux contraintes de déplacement. La transition numérique des entreprises françaises a permis d’optimiser ces démarches pour les agents fiscaux et d’alléger la procédure pour les entreprises. Les contribuables astreints qui tiennent leur comptabilité sous forme informatisée peuvent être visés par cet examen à distance. Les agents de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) n’ont plus besoin de se rendre sur place, et l’entreprise n’a pas non plus à les accueillir dans ses locaux. L’examen de comptabilité pourrait être qualifié de contrôle fiscal allégé. Attention, il n’est pas moins pointilleux, mais, sur le plan strictement pratique, il est résolument moins contraignant pour les deux parties. Ce contrôle à distance tend naturellement à se généraliser dans les secteurs les plus digitalisés. Le BTP en fait désormais partie, notamment grâce à des outils ciblés, conçus pour répondre aux problématiques spécifiques du secteur. On retrouve ainsi des logiciels de comptabilité dédiés au secteur du BTP, comme ceux proposés par Obat.
Qui peut être visé par un contrôle à distance ?
Toutes les entreprises peuvent être visées par une procédure réalisée à distance, quelle que soit leur taille, à condition que certains critères techniques soient réunis. Les sociétés cotées en bourse sont ainsi concernées au même titre que les très petites entreprises du bâtiment. Seule exception à ce jour : les micro-entrepreneurs. Le régime simplifié de la micro-entreprise reste soumis aux méthodes de contrôle classiques. Cela signifie, pas d’examen de compatibilité à distance pour un peintre en bâtiment, un plombier ou un électricien qui se lance sur le marché en tant que micro-entrepreneur. La comptabilité de ces professionnels reste contrôlée sur place.
Différence entre contrôle fiscal et examen de comptabilité
Qu’est-ce qui différencie le contrôle fiscal classique de l’examen de comptabilité ? Les deux procédures diffèrent sur la forme, mais pas sur le fond. Bercy décrit cet examen comme une « alternative au contrôle sur pièces ». Au lieu d’être physiquement présent dans les locaux de l’entreprise, l’agent de la DGFIP effectue ses opérations de vérification à distance. Cela n’empêche toutefois pas les échanges entre le contribuable professionnel et le service de contrôle. Si, en tant qu’artisan, vous avez des points particuliers à soulever, vous pouvez tout à fait en faire part lors d’un débat oral et contradictoire. Vous conservez aussi la possibilité de présenter des observations et d’être assisté d’un conseil de votre choix.
Examen de comptabilité, que faut-il présenter ?
Vous tenez une comptabilité informatisée et vous êtes visé par un contrôle à distance ? Concrètement, que devez-vous faire pour tenir les documents à la disposition de l’administration fiscale dans le cadre d’un examen de comptabilité ? Dans ces conditions, vous allez devoir fournir les fichiers des écritures comptables (FEC) sous 15 jours. Ce délai court à compter de la date de réception de l’avis. Pour ce faire, il suffit de récupérer les fichiers correspondant aux exercices clôturés. Ceux-ci devraient pouvoir être édités depuis votre outil numérique de comptabilité. Pour être traités par l’administration, ces fichiers doivent obligatoirement répondre à un format codifié. Ces dispositions sont clairement établies par l’article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales.
Qu’est-ce qu’une comptabilité conforme ?
Dans le cadre de cet examen à distance, une bonne comptabilité d’entreprise est une comptabilité en phase avec les déclarations transmises à l’administration fiscale. Des comptes soigneusement tenus devraient être exempts d’erreurs ou d’éléments suspects. Si toutefois des irrégularités étaient relevées par les agents du Fisc, l’entreprise se verrait adresser une proposition de rectification. Examen de comptabilité : les délais à respecter. Votre entreprise est visée par une procédure de contrôle à distance ? Vous devez fournir les documents demandés dans les 15 jours qui suivent la réception de l’avis d’examen de comptabilité. De son côté, l’administration fiscale a 6 mois pour procéder aux vérifications et rendre un avis de réception ou d’absence de rehaussement.
Retard, manquement : quelles sont les sanctions prévues ?
Si vous n’avez pas communiqué les informations demandées dans les temps impartis, vous exposez votre entreprise à une amende de 5 000 euros. Celle-ci tombe dès lors que la procédure d’examen de comptabilité est annulée, soit en raison du dépassement des délais, soit à cause du non-respect des procédures de transmission des fichiers. Si vous ne parvenez pas à transmettre les fichiers dans les formats prévus par les dispositions du livre des procédures fiscales, le contrôle peut alors se faire sur place même si l’organisation de votre entreprise coche tous les critères du contrôle à distance. Les agents pourront alors recouper les informations directement depuis vos locaux. Cette situation n’est pas idéale, puisque cela ralentit le rythme habituel de vos activités. La méthode classique n’est pas non plus optimale pour l’administration qui perd un temps précieux en étant contrainte d’envoyer ses agents sur place.
Comment repérer les failles avant le contrôle fiscal ?
Pour éviter ces situations, mieux vaut s’assurer que les fichiers de comptabilité sont conformes. Pour en avoir le cœur net et éviter les mauvaises surprises le jour du contrôle, vous pouvez vous fier aux standards des logiciels et plateformes de comptabilité spécialisées. La DGFIP met de plus à votre disposition un outil de test gratuit : le « Test Compta Demat », autrement dit un testeur de comptabilité dématérialisé. L’outil repère automatiquement les anomalies et le cas échéant, vous confirme la validité de vos documents comptables en vue d’un éventuel contrôle fiscal à distance.
