La dématérialisation et l’automatisation des démarches administratives et de la comptabilité avantagent grandement les entreprises d’aujourd’hui. Les notes de frais sont des documents produits par les salariés qui justifient leurs dépenses professionnelles légitimes. Le logiciel de note de frais est un outil numérique qui permet de faciliter la gestion et le remboursement des notes de frais. L’entreprise, en plus de l’outil, doit structurer sa politique interne sur les notes de frais, en instaurant des règles qui lui sont propres.
Le logiciel de gestion de notes de frais
Fonctionnement des notes de frais
Le logiciel est un outil numérique qui permet à une organisation d’assurer le suivi détaillé de ses finances, en particulier les notes de frais. Ces dépenses professionnelles doivent être remboursées par l’employeur. Il peut s’agir de repas, de déplacements, de frais d’hébergement, etc. Évidemment, ces dépenses doivent être légitimes et servir l’intérêt de l’employeur. Elles sont justifiées par des factures à faire valider par l’employeur.
Utilité du logiciel de gestion de notes de frais
Il sert à la dématérialisation de l’émission des factures justificatives et à la centralisation des dépenses en un seul endroit, pour un meilleur suivi. L’outil aide à identifier les dépenses qui réunissent les conditions requises. Quelques clics suffisent aux salariés pour envoyer leurs dépenses professionnelles, dans un format prédéfini par le logiciel (avec la date et l’horaire d’émission). Le logiciel permet donc de :
- recevoir les notes de frais ;
- centraliser les notes de frais ;
- analyser les dépenses ;
- accepter ou rejeter les notes de frais ;
- contrôler les dépenses grâce à une vue globale et la catégorisation des dépenses.
Le logiciel de gestion, un outil open source
Qu’il s’agisse du traitement des notes de frais ou de leur remboursement, un logiciel de gestion peut être paramétré selon les priorités de l’employeur. Par exemple, la gestion des dépenses peut être automatisée pour les employeurs qui préfèrent se concentrer sur l’étude des notes de frais. La solution logicielle de gestion de note de frais est personnalisée selon la structure de l’entreprise. C’est notamment le cas pour Expensya, un logiciel de gestion de note de frais qui propose une solution pour les TPE, les PME et les grandes entreprises. Un outil open source donne la possibilité à l’employeur de préremplir automatiquement les rubriques des comptes inscrits.
Les avantages d’un logiciel de gestion de notes de frais
Pour gagner du temps
L’automatisation optimise efficacement le processus induit par la production de notes de frais. Il n’est plus besoin de saisir manuellement chaque dépense professionnelle, un smartphone ou un ordinateur suffit pour utiliser l’application. La TVA est automatiquement vérifiée et la facture est transférée vers un logiciel comptable. Les démarches sont remplies en un minimum de temps, les employeurs peuvent immédiatement contrôler et étudier les notes de frais depuis le logiciel. C’est un grand avantage pour les comptables, mais aussi pour les autres services de l’entreprise. Il y a moins de documents à contrôler et la pression est moindre pour organiser un planning de gestion.
Pour bénéficier d’un processus simplifié
Les logiciels de gestion de notes de frais sont conçus pour être intuitifs et pour faciliter la tâche aux employeurs et aux salariés. Ils sont régulièrement mis à jour afin de correspondre à l’évolution des règlementations en matière de TVA ou de barème kilométrique. Grâce au logiciel, il n’y a pratiquement aucune faute de saisie ou de doublons. Les incohérences dans les montants sont immédiatement repérées par l’outil, qui en informe les employeurs. C’est pourquoi le service comptable bénéficie également de l’utilisation d’un tel logiciel par l’entreprise.
Pour se faire rembourser rapidement
Le processus de validation des notes de frais est considérablement accéléré, ce qui implique un délai de remboursement réduit. En plus de cela, le logiciel possède une fonctionnalité qui lui permet de transmettre les montants des frais vers le système de virement bancaire ou le logiciel de paie. Tout le processus est automatisé, ce qui ne laisse aucune marge d’erreur.
Pour contrôler les dépenses de l’entreprise
De petites dépenses mal suivies peuvent impacter l’ensemble des finances d’une entreprise. Non seulement le logiciel repère les erreurs de saisie, mais il offre par ailleurs à l’utilisateur une visualisation claire des données récoltées. Les dépenses de l’entreprise sont affichées en toute transparence, les collaborateurs peuvent les analyser afin d’apporter les améliorations nécessaires à la politique de frais de l’entreprise. Le logiciel peut être paramétré pour les modalités de remboursement.
Pour profiter des atouts de la dématérialisation
Un des grands avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de frais est la centralisation des données. Les fichiers numériques peuvent être sauvegardés sur un cloud ou dans un serveur externe. C’est un grand atout pour le travail d’archivage, il n’y a plus besoin de rangées de classeurs et de cartons pour ranger les documents. Le stockage en ligne permet de retrouver n’importe quel document en quelques clics, en particulier en cas de contrôle de l’URSSAF. Les données sont aussi entièrement sécurisées, seuls les employeurs peuvent y accéder.
